In dit artikel vind je:
Het doel van gestructureerde interviews
Interviews stellen ons in staat informatie te verzamelen om te beoordelen of een kandidaat geschikt is voor de functie. Als we kiezen voor een ongestructureerde, go-with-the-flow interviewstijl, kunnen we te veel, soms onnodige, informatie krijgen die onze interpretatie van relevante informatie kan beïnvloeden. Dit kan leiden tot inconsistentie (oneerlijkheid) tussen kandidaten en (nog meer) menselijke vooroordelen, wat leidt tot onnauwkeurige oordelen (Dana et al., 2013).
Een suggestie om dit aan te pakken is om de interviewprocedure te standaardiseren, vooral de interviewvragen. Terwijl kandidaten verschillende gedragingen (ervaringen) uit het verleden in verschillende situaties laten zien, helpen gestructureerde interviews ons om dit gedrag beter vergelijkbaar te maken tussen kandidaten. Om tot een succesvol interview te komen is het noodzakelijke vragen op een gestandaardiseerde manier te stellen. Op deze manier zorgen we ervoor dat je alle kandidaten consistent en eerlijk evalueert met verminderde onderliggende vooroordelen. Weten dat iemand graag bakt en in zijn vrije tijd aan boulderen doet, zegt eigenlijk niets over zijn capaciteiten op het werk. Het kan echter wel onbewust ons oordeel beïnvloeden over de informatie die we daarna ontvangen op basis van het feit of we ons met hen identificeren of misschien zelfs een voorkeur ontwikkelen vanwege gedeelde interesses.
Om menselijke vooroordelen en mogelijke oneerlijkheid die de nauwkeurigheid bedreigen te verminderen, kunnen we beginnen met het kiezen van de juiste en dezelfde interviewprocedure voor elke kandidaat. In de volgende secties geven we je grondige interviewrichtlijnen zodat je in korte tijd de meest relevante informatie kunt krijgen die je nodig heeft.
Wat te doen voorafgaand aan een sollicitatiegesprek
Controleer de spelresultaten van je kandidaten
De allereerste stap is het evalueren van de sterke punten en uitdagingen van kandidaten, door te weten te komen aan welke kant van het spectrum ze zich bevinden voor de eigenschappen die door de games worden gemeten. Op deze manier heb je alvast een goed beeld van wie je gaat interviewen.
Bepaal de criteria (must-have eigenschappen/ kenmerken) voor potentiële kandidaten
Neem even de tijd om na te denken over wat de meest kritieke kenmerken of eigenschappen zijn die een succesvolle kandidaat zou moeten bezitten. Moeten ze aandacht hebben voor details? Of is probleemoplossend vermogen belangrijk in deze specifieke functie? Het is handig om deze eigenschappen op te schrijven voor de volgende stap. Als je niet zeker weet welke eigenschappen relevant zijn voor de functie, raden we je aan de HCIS in te vullen om een duidelijker beeld te krijgen van de eigenschappen die je nodig hebt voor de functie.
De interviewvragen bepalen
Nadat je een beknopt beeld hebt gekregen van de kandidaten, is het belangrijk om tijdens het sollicitatiegesprek (alleen) alle benodigde informatie te verkrijgen. We raden aan om vooraf al de eigenschappen te kiezen waarover je vragen wilt stellen om een meer gestandaardiseerd en consistent interviewverloop te hebben voor elke kandidaat. Volgens de buckets van de kandidaten kun je de relevante interviewvragen selecteren die we in de latere secties voor je hebben opgesteld.
Je wilt bijvoorbeeld weten met welke uitdagingen kandidaten te maken krijgen als het gaat om hun probleemoplossende aanpak.
Daarvoor kies je één of twee vragen uit de pool met probleemoplossende vragen, afhankelijk van de bucket waarin de kandidaten vallen. Deze vragen zijn bedoeld om uitdagingen aan te kaarten die een systematische, neutrale of intuïtieve probleemoplosser kan tegenkomen.
Je kunt natuurlijk ook andere gedrags-, vaardigheids- en motivatievragen opnemen. Belangrijk om te onthouden is dat iedereen waarschijnlijk zowel gunstige als uitdagende situaties is tegengekomen. Het belangrijkste doel van een sollicitatiegesprek is niet alleen om de sterke punten van de kandidaten te kennen, maar ook om te evalueren hoe het bestaande team kan inspelen op, en helpen met de uitdagingen waarmee ze op het werk worden geconfronteerd.
Maak een scoresysteem
Na het bepalen van de interviewvragen raden we aan om een scoresysteem te maken om kandidaten consistent te evalueren. Het hoeft geen ingewikkelde formule te zijn, in plaats daarvan kan de puntentoekenning zo eenvoudig zijn als het toekennen van 0-3 punten voor elk antwoord. Bijvoorbeeld:
3 punten voor een buitengewoon antwoord,
2 punten voor een goed antwoord,
1 punt voor een gemiddeld antwoord
0 punten voor een onbevredigend antwoord.
Daarnaast raden we aan om van tevoren te bepalen wat als een buitengewoon antwoord zou worden beschouwd en wat als een onbevredigend antwoord.
Voel je vrij om naast de interviewvragen andere factoren toe te voegen waarvan je denkt dat ze belangrijk of cruciaal zijn, zoals de indruk die je van kandidaten hebt, de motivatie van kandidaten of extra bonuspunten. De eenvoudigste manier is om aan elke factor/vraag hetzelfde gewicht toe te kennen. Vooral de factor indruk mag niet te veel gewicht krijgen, omdat dit een factor is die gemakkelijk beïnvloed wordt door onbewuste vooroordelen.
Gewenste interviewstructuur
Reflecteren op de scores van de games
Om een band op te bouwen zonder persoonlijke vragen te stellen, kan het nuttig zijn om het ijs te breken door te reflecteren op de scores van de games. Je kunt manieren bedenken om een aantal testscore-gerelateerde vragen te stellen, zoals wat ze van de testscore vinden, herkennen ze zichzelf in de testscores, enzovoort. Houd er rekening mee dat er een discrepantie kan zijn tussen zelfperceptie en de werkelijke testscore. Het is dus belangrijk om in dit stadium objectief en neutraal te blijven. Behandel dit als een kans om meer te weten te komen over de perceptie van kandidaten over de gamescores of hun benadering van de sollicitatieprocedure en bouw een zekere basis op voor het interviewen van kandidaten.
Stel de vragen die zijn voorbereid
Het is tijd om de vragen te stellen die je van tevoren hebt voorbereid. Vergeet niet om zoveel mogelijk bij die vragen te blijven. Hoe meer je je aan deze vragen houdt, hoe eerlijker je zult zijn tegenover alle kandidaten die solliciteren naar de functie. Door een vergelijkbaar aantal vragen aan kandidaten te stellen, kun je er zeker van zijn dat de informatie die je verkrijgt over kandidaten op hetzelfde niveau is en dus op een eerlijke manier vergelijkbaar. Door bijvoorbeeld vragen te stellen over de probleemoplossende stijl, krijgen kandidaten die meer intuïtief en systematisch zijn dezelfde kans om hun uitdagingen te uiten wanneer ze problemen benaderen.
Op dit punt willen we je eraan herinneren dat het belangrijkste doel van het interview is om je te helpen de implicaties van testscores voor elke unieke kandidaat beter te begrijpen. Gebaseerd op de testscores van de kandidaten zien we al enkele van hun potentiële onderliggende sterke punten en uitdagingen in hun werk. Gedurende hun hele leven hebben ze al enkele strategieën kunnen ontwikkelen om met deze uitdagingen om te gaan. Als dat niet het geval is, is een gesprek een goede manier om erachter te komen hoe jullie hen zouden kunnen helpen bij die uitdagingen. Door deze vragen te stellen, moeten we in gedachten houden dat dit een kans voor hen is om hun copingstrategieën te verduidelijken en na te gaan of deze manieren om met uitdagingen om te gaan door je team kunnen worden opgevangen.
Een kandidaat bevindt zich bijvoorbeeld meer aan de collaboratieve kant in de Pitch game en kan moeite hebben om zelfstandig beslissingen te nemen. Ze hebben dus de neiging om elke keer voordat ze een beslissing nemen de mening van hun collega's te vragen om er zeker van te zijn dat hun beslissing correct is (hun copingstrategieën). Het is tijd om jezelf af te vragen: is je bestaande team in staat om met die aanpak te werken (in hoeverre kan je team de strategieën van deze kandidaat accommoderen)?
We adviseren om de antwoorden van kandidaten direct te beoordelen op de scorekaart om mogelijke (on)bewuste vooroordelen bij een latere evaluatie te voorkomen. We hebben een voorbeeld van een rating card gemaakt die je als template kunt gebruiken. Vergeet niet een kopie te maken, zodat je deze zelf kunt bewerken. De rating card is hier te vinden, er is een tabblad met een voorbeeld en een leeg tabblad.
Laat kandidaten wat tijd over om vragen te stellen.
Naar onze mening moet een interview tweerichtingsverkeer zijn, dat wil zeggen dat je wat informatie van kandidaten krijgt en dat de kandidaten waarschijnlijk ook inzichten uit dit proces willen halen. Kandidaten besteden meestal veel tijd aan de voorbereiding van het interview, zoals onderzoek doen naar je bedrijf, nadenken over hoe ze zichzelf het beste kunnen laten zien, en meer. Veel interne verhalen van het bedrijf (bijvoorbeeld de manier waarop je bedrijf taken benadert, de sfeer van het bedrijf, enz.) kunnen zij via het internet niet achterhalen. Zorg dat je wat tijd overhoudt voor de kandidaten om vragen te stellen. Als een kandidaat er genoeg om geeft om je zulke gedetailleerde vragen te stellen, kan dit ook een teken zijn dat zij geïnteresseerd en gepassioneerd zijn om voor je bedrijf te werken.
Sollicitatievragen pools
The Ferry (probleemoplossende stijl en vaardigheid)
Probleemoplossende stijl
Voor systematische kandidaten:
→ Deze interviewvragen zullen je helpen meer informatie te krijgen over hoe zij omgaan met situaties die voor hen een uitdaging kunnen zijn en of je team aan hun voorkeuren kan voldoen bij het voltooien van taken.
Kun je een situatie bedenken waarin je een onverwacht probleem moest oplossen met weinig informatie en zo ja, wat heb je gedaan om het efficiënt op te lossen?
Ben je ooit in een situatie geweest waarin je een trial-and-error-benadering moest implementeren bij het oplossen van problemen? Zo ja, wat heb je gedaan om het probleem succesvol op te lossen?
Beschrijf een moment waarop je het probleem van een klant spontaan moest oplossen zonder duidelijke structuur. Wat heb je gedaan om ervoor te zorgen dat je optimaal kunt presteren?
Voor neutrale kandidaten:
→ Deze interviewvragen helpen je beter te begrijpen hoe hun strategieën voor het benaderen van een probleem verschillen naargelang de situaties verschillen.
Wanneer ben je in het verleden betrokken geweest bij het oplossen van een complex probleem en wat was je directe reactie?
Als je een probleem tegenkomt, wat is dan het eerste dat je doet om het op te lossen?
Voor intuïtieve kandidaten:
→Deze interviewvragen zullen je helpen om meer informatie te krijgen over wanneer ze een probleem op een meer systematische manier moeten benaderen en of je team aan hun voorkeur kan voldoen bij het voltooien van taken.
Begeleid me door de stappen die je nam toen je een complex probleem tegenkwam. Wat waren de resultaten? Wat had je anders kunnen doen?
Hoe zou je reageren als je manager je zegt meer na te denken voordat je actie onderneemt?
Probleemoplossend vermogen
Voor kandidaten met een hoog probleemoplossend vermogen:
→Deze interviewvragen zullen je helpen meer informatie te krijgen over hoe zij een minder uitdagende of (voor hen) saaie taak zouden aanpakken en of je team aan hun voorkeur kan voldoen bij het voltooien van taken.
Kunt je mij een voorbeeld geven van het zien van een verbeteringsmogelijkheid bij het werken aan repetitieve taken? Hoe heb je van deze mogelijkheid gebruik gemaakt?
Hoe zou je een taak benaderen die minder uitdagend is omdat je eerder aan iets soortgelijks hebt gewerkt?
Voor kandidaten met een lager probleemoplossend vermogen:
→Deze interviewvragen zullen je helpen om meer informatie te krijgen over de uitdagingen waarmee ze te maken kunnen krijgen wanneer ze een probleem oplossen en of je team deze kan accommoderen bij het voltooien van taken.
Wanneer moest je op het laatste moment van strategie veranderen en hoe ging je met deze situatie om?
Heeft je wel eens moeten voorkomen dat een probleem escaleerde? Zo ja, hoe heb je dat gedaan?
Hoe zorgt je er meestal voor dat je problemen niet uit de hand lopen?
Hoe ga je om met een onvoorzien probleem? Hoe prioriteer je tussen verschillende urgente taken?
The Racer (cognitieve flexibiliteit)
Voor geroutineerde kandidaten:
→ Deze interviewvragen zullen je helpen meer informatie te krijgen over hoe zij omgaan met situaties die voor hen een uitdaging kunnen zijn en of je team aan hun voorkeuren kan voldoen bij het voltooien van taken.
Hoe voel je je als je aan verschillende projecten moet werken waarbij meerdere dingen tegelijk moeten gebeuren? Wat zou jou hierin kunnen helpen om zo goed mogelijk te presteren?
Wat waren uitdagende situaties toen je aan een nieuwe rol begon? Wat hebben jij of je collega's gedaan om je te helpen met het overwinnen hiervan?
Denk aan een situatie waarin je een nieuw systeem, proces, technologie of idee op het werk omarmde dat anders was dan wat je gewoonlijk doet. Welke stappen heb je genomen om volledig betrokken te zijn?
Beschrijf een moment waarop je werd gevraagd je planning aan te passen omdat er een urgentere taak opdook. Wat deed je om ervoor te zorgen dat je reguliere taken onaangetast bleven?
Bent je ooit in een situatie geweest waarin je bedrijf aan het reorganiseren was en je een taak kreeg toegewezen die buiten je functieomschrijving viel? Zo ja, hoe reageerde je daarop?
Beschrijf een moment waarop je een fout hebt gemaakt. Hoe ben je ermee omgegaan en wat was het resultaat?
Hoe reageerde je toen een taak waarvoor jij/je team verantwoordelijk was niet verliep zoals gepland? Wat was de uitkomst?
Denk aan een situatie waarin je overrompeld bent door een onvoorzien probleem. Hoe reageerde je erop en wat was het resultaat?
Herinner je je een situatie waarin je te maken kreeg met een "zo hebben we het altijd gedaan"-houding bij het implementeren van iets nieuws? Hoe reageerde je in deze situatie?
Voor flexibele kandidaten:
(Flexibele kandidaten kunnen zich meestal goed aanpassen aan de veranderende omgeving, dus er zijn geen specifieke uitdagingen die ze kunnen tegenkomen in hun taak.)
De Pitch (samenwerking)
Voor collaboratieve kandidaten:
→ Deze vragen helpen je beter te begrijpen hoe ze werken met persoonlijke doelen en onafhankelijk, en ook of je team aan hun voorkeur kan voldoen bij het voltooien van taken.
Kun je me vertellen over een persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheid waaraan je hebt gewerkt?
Vertel me een keer dat je zelfstandig beslissingen moest nemen. Welke stappen heb je genomen om ervoor te zorgen dat je goed presteerde?
Wat doe je als je teamleden na een lange discussie niet tot overeenstemming kunnen komen?
Kun je je een situatie herinneren waarin je onderbezet was? Zo ja, hoe heb je dat aangepakt?
Beschrijf een keer dat je een moeilijk of onaangenaam idee moest communiceren aan teamgenoten. Hoe heb je deze situatie aangepakt? Wat waren de resultaten?
Voor neutrale kandidaten:
→ Deze interviewvragen helpen je beter te begrijpen of ze in verschillende situaties samen of individueel optreden.
Hoeveel van het werk deed je in je laatste functie alleen en hoeveel als onderdeel van een team? Waar heb je meer van genoten?
Stel dat je onmiddellijk een cruciale beslissing moet nemen. Wat zou je doen op het gebied van samenwerking/teamwerk, kunt je een voorbeeld geven?
Voor individualistische kandidaten:
→ Deze vragen helpen je om beter te begrijpen hoe ze werken in een groepsomgeving en of je team aan hun voorkeur kan voldoen bij het voltooien van taken.
Vertel me over een project/taak waarvoor je verantwoordelijk was en waar je om hulp vroeg om de gewenste resultaten te bereiken? Hoe was je erbij betrokken? Wat is er als gevolg daarvan gebeurd?
Hoe benadert je je collega die om hulp vraagt?
Hoe ga je om met mensen die moeilijk in de omgang zijn?
Kunt je mij een voorbeeld geven van een conflict binnen je team? Hoe heb je deze situatie aangepakt?
Vertel eens over een keer dat jij en je collega's aan een gemeenschappelijk doel werkten. Wat gebeurde er tijdens het proces en wat was het resultaat?
Bent je ooit in een situatie geweest waarin een van je collega's een fout heeft gemaakt die de inspanningen van je team zou benadelen? Zo ja, hoe ging je met de situatie om?
Hoe reageer je op collega's die om hulp vragen?
Beschrijf een moment waarop je (negatieve/nuttige) feedback kreeg van je collega's. Hoe reageerde je op de feedback?
Bird Spotting (afweging tussen snelheid en nauwkeurigheid)
Voor snelheid geneigde kandidaten:
→ Deze interviewvragen helpen je om beter te begrijpen hoe ze omgaan met de situaties waarin ze enige nauwkeurigheid moeten toepassen op de taken en of je team aan hun voorkeur kan voldoen bij het voltooien van taken.
Welke methoden gebruikt je om de kwaliteit te controleren, vooral wanneer je strakke deadlines moet halen?
Hoe ga je om met repetitieve taken?
Hoe zorg je ervoor dat je alle essentiële details krijgt van een nieuwe belangrijke klant?
Heb je ooit aan iets gewerkt waarbij het cruciaal was om nauwkeurig te zijn? Welke stappen heeft je genomen om de nauwkeurigheid te waarborgen?
Wat vind je van fouten maken? Wat zou je doen om tijdens je taken zo min mogelijk fouten te maken?
Voor neutrale kandidaten:
→ Deze interviewvragen helpen je beter te begrijpen hoe ze nauwkeurigheid en snelheid in verschillende situaties in evenwicht houden.
Hoe balanceer je kwaliteit en kwantiteit?
Wat is voor jou belangrijker, perfectie of deadlines halen?
Werk je liever voor het "grote plaatje" of voor de "kleine details"? Geef een voorbeeld om je keuze te onderbouwen.
Heb je specifieke stappen die je volgt om kwaliteit en productiviteit in jouw werkzaamheden te bereiken?
Voor kandidaten die geneigd zijn tot nauwkeurigheid:
→ Deze interviewvragen helpen je beter te begrijpen hoe ze omgaan met situaties waarin ze onder tijdsdruk moeten werken en of je team aan hun voorkeur kan voldoen bij het voltooien van taken.
Hoe zorg je ervoor dat afleiding op de werkvloer beperkt blijft?
Als je wordt onderbroken door andere dingen, wat doe je dan om gefocust te blijven?
Heb je ooit te maken gehad met een grote taak die binnen een zeer kort tijdsbestek moest worden voltooid, hoe ging je daarmee om? Hoe waarborg je kwaliteit bij krappe deadlines?
Fish Discovery (lerend vermogen)
Voor kandidaten met een lagere tot gemiddelde werkgeheugencapaciteit:
→Deze interviewvragen zullen je helpen om meer informatie te krijgen over de uitdagingen waarmee ze te maken kunnen krijgen wanneer ze opzettelijk nieuwe dingen leren (met specifieke leerdoelen) of wanneer ze gevraagd worden om veel informatie tegelijk te verwerken en of je team die kan verwerken bij het voltooien van taken.
Beschrijf een keer dat je iets moest doen waarvoor je niet was opgeleid. Hoe heb je het aangepakt?
Vertel eens over een situatie waarin je in korte tijd iets nieuws moest leren. Hoe ben je te werk gegaan en wat was het resultaat?
Hoe blijf je leren en je kennis uitbreiden nu je het niet langer studeert?
Kun je me vertellen over een persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheid waaraan je hebt gewerkt?
Kun je je strategieën delen wanneer je iets nieuws moest leren?
Hoe slaagt je erin om de meningen/feedback die je van verschillende afdelingen krijgt te combineren voor een bepaald project? Geef een voorbeeld.
Herinner je je een moment waarop je informatie van verschillende afdelingen voor een specifiek project met succes integreerde? Welke stappen heb je ondernomen?
Beschrijf een moment waarop je een nieuwe taak benaderde met veel informatie die je moest verwerken. Hoe ging je hiermee om?
Wat doet je om ervoor te zorgen dat je betrokken blijft bij je taken?
Beschrijf een moment waarop je werd gestoord door een last-minute verzoek. Wat deed je om je aandacht terug te krijgen bij de taak waar je mee bezig was?
Rating cards
Om het sollicitatieproces nog minder bevooroordeeld te maken, adviseren wij het gebruik van rating cards om het interview met de kandidaat objectief te beoordelen.
We adviseren om de antwoorden van kandidaten direct te beoordelen op een scorekaart om mogelijke (on)bewuste vooroordelen bij een latere evaluatie te voorkomen. We hebben een voorbeeld van een rating card gemaakt die je als template kunt gebruiken. Vergeet niet een kopie te maken, zodat je deze zelf kunt bewerken. De rating card is hier te vinden, er is een tabblad met een voorbeeld en een leeg tabblad.