Waar het voor wordt gebruikt
Equalture stelt organisaties in staat om te beheren wie toegang heeft tot het platform en welk informatieniveau zij kunnen inzien. Dit omvat gebruikers met verschillende rollen, evenals gastgebruikers die specifieke kandidaatrapporten kunnen bekijken.
Gebruikers
Gebruikers zijn teamleden binnen jouw organisatie die toegang nodig hebben tot het Equalture-platform omdat zij ermee gaan werken. Bij het toevoegen van een gebruiker wijs je het volgende toe:
Toegangsniveau – bepaalt wat zij kunnen doen op het platform.
Rol binnen bedrijf/ Profession – is informatief om hun rol binnen jouw organisatie aan te duiden (bijv. recruiter, hiring manager, HR-admin).
Toegangsniveaus:
Admin
Heeft volledige toegang tot het platform.
Kan instellingen, gebruikers, branding, e-mailtemplates en competentieprofielen beheren.
Kan alle vacatures bekijken.
Reviewer
Beperkte toegang vergeleken met Admin.
Kan vacatures en competentieprofielen aanmaken en bewerken (maar kan bestaande competentieprofielen niet wijzigen).
Kan kandidaatresultaten alleen zien als zij zijn toegevoegd aan het hiring team voor een vacature.
Kan teaminzichten alleen bekijken als zij zijn toegewezen als teammanager.
Je kunt ook andere professie-labels hebben zoals Hiring Manager, Recruiter of Interviewer (afhankelijk van hoe jouw organisatie deze configureert), die gebruikers groeperen op basis van hun typische verantwoordelijkheden en machtigingen.
Gastgebruikers
Gastgebruikers zijn samenwerkingspartners (bijvoorbeeld hiring managers die geen volledige platformgebruikers zijn) die toegang nodig hebben tot specifieke kandidaatrapporten zonder een volledig Equalture-gebruikersaccount te hebben.
Dit is nuttig wanneer:
Je inzichten uit kandidaat-assessments wilt delen met stakeholders die geen deel uitmaken van de interne gebruikerslijst.
Externe wervingspartners of HR-consultants toegang nodig hebben tot resultaten voor specifieke kandidaten zonder volledige toegang tot het platform.
Belangrijk: Deze functie is alleen beschikbaar bij een actieve integratie tussen jouw ATS en Equalture. Zodra het e-mailadres van een gebruiker gasttoegang heeft gekregen, kan die gebruiker de resultaten van die kandidaat bekijken vanuit jouw ATS. Als je de mogelijkheden voor een integratie met Equalture wilt verkennen, neem dan contact op met je customer success manager of [email protected].
Hoe je Gebruikers Toevoegt, Bewerkt of Verwijdert
Een Nieuwe Gebruiker Toevoegen
Ga naar Settings → Users in het Equalture-dashboard.
Klik op Add User in de rechterbovenhoek.
Voer de Voornaam, Achternaam en het E-mailadres van de gebruiker in.
Kies het toegangsniveau van de gebruiker (Admin of Reviewer).
Wijs de juiste professie toe om hun rol binnen jouw organisatie te definiëren.
Klik op Save. De gebruiker heeft nu toegang op basis van de gekozen instellingen.
Zodra je op Save klikt, ontvangt de gebruiker een e-mailuitnodiging om deel te nemen.
Een Gebruiker Bewerken
Ga naar Settings → Users.
Zoek de gebruiker die je wilt bewerken.
Klik op het bewerk-icoon naast hun naam.
Werk het toegangsniveau, de professie of het e-mailadres bij naar wens.
Sla je wijzigingen op.
Een Gebruiker Verwijderen
Ga naar Settings → Users.
Zoek de gebruiker die je wilt verwijderen.
Klik op het verwijder-icoon (prullenbak) naast hun naam.
Bevestig de verwijdering.
Let op: Het verwijderen van een gebruiker trekt hun toegang tot alle Equalture-functies onmiddellijk in.
Hoe je Gastgebruikers Toevoegt, Bewerkt of Verwijdert
Een Gastgebruiker Toevoegen
Je kunt Gastgebruikers individueel of in bulk toevoegen.
Een Enkele Gastgebruiker Toevoegen
Ga naar Settings.
Selecteer Guest Users.
Voer het e-mailadres van de gebruiker in het veld “Add user by email” in.
Klik op Add.
De gebruiker heeft nu toegang tot kandidaatrapporten via de link met assessmentresultaten in jouw ATS.
Meerdere Gastgebruikers Toevoegen (CSV Upload)
Als je toegang wilt verlenen aan meerdere stakeholders:
Bereid een CSV-bestand voor dat:
Slechts één kolom bevat.
De header Email gebruikt.
Eén geldig e-mailadres per rij bevat.
Geen extra spaties of speciale tekens bevat.
Upload het bestand in de sectie Guest Users.
Alle vermelde e-mailadressen krijgen gasttoegang.
Aanvragen voor Gasttoegang Goedkeuren
Als iemand probeert een kandidaatrapport te openen maar nog niet is toegevoegd als Gastgebruiker, kunnen zij een toegangsaanvraag indienen. Om aanvragen te beoordelen en te beheren:
Ga naar Settings → Guest Users → Requested.
Bekijk de lijst met openstaande aanvragen.
Selecteer één of meerdere aanvragen.
Kies voor Approve (Goedkeuren) of Deny (Afwijzen).
Approve → De gebruiker ontvangt een e-mailbevestiging en heeft direct toegang tot kandidaatrapporten.
Deny → De aanvraag wordt verwijderd en er wordt geen toegang verleend.
Een Gastgebruiker Verwijderen
Om toegang in te trekken:
Ga naar Settings → Guest Users.
Zoek de gebruiker in het overzicht.
Klik op het prullenbak-icoon naast hun e-mailadres.
Bevestig de verwijdering.
Zodra verwijderd, verliest de gebruiker onmiddellijk de toegang tot alle kandidaatrapporten. Zij kunnen later opnieuw worden toegevoegd indien nodig, of een nieuwe toegangsaanvraag indienen.
Zoeken naar een Gastgebruiker
Als je veel Gastgebruikers beheert, kun je de zoekbalk in het overzicht van Gastgebruikers gebruiken om snel een specifiek e-mailadres te vinden.